Hiện nay, đa số doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm chuyên dụng để giải quyết các công việc kế toán. Tuy nhiên, bên cạnh việc cải tiến những phần mềm chuyên dụng này, doanh nghiệp không nên bỏ qua việc chuẩn hóa dữ liệu kế toán. Chuẩn hóa dữ liệu kế toán hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán theo đúng quy trình, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí.
1. Chuẩn hóa dữ liệu kế toán là gì?
Chuẩn hóa dữ liệu là việc thực hiện các bước rà soát, kiểm tra, đối chiếu và hiệu chỉnh đối với công việc kế toán đang được thực hiện. Thực hiện chuẩn hóa dữ liệu kế toán sẽ giúp công việc tuân thủ đúng quy trình kế toán đã đề ra, giảm thiểu các sai sót kế toán, qua đó tối đa hóa hiệu suất công việc.
2. Các bước chuẩn hóa dữ liệu kế toán
Để thực hiện chuẩn hóa dữ liệu kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đào tạo đội ngũ nhân viên
Đào tạo đội ngũ nhân viên
Bước đầu tiên trong quy trình chuẩn hóa dữ liệu kế toán là đảm bảo chất lượng chuyên môn cho đội ngũ nhân viên. Nhân viên kế toán hiện nay thường làm việc dựa theo sự hướng dẫn cũng như phụ thuộc vào phần mềm chuyên dụng, trong khi kiến thức về chuẩn hóa dữ liệu lại chưa vững. Vì vậy, để chuẩn hóa dữ liệu kế toán thành công, việc trước hết doanh nghiệp cần ưu tiên đó là đào tạo chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
Bước 2: Rà soát tính tuân thủ quy trình của công việc kế toán
Việc đội ngũ nhân viên chưa có được kiến thức chuyên ngành vững vàng sẽ dễ khiến họ thực hiện công việc kế toán không theo đúng quy trình, dễ mắc những sai sót dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, rà soát tính tuân thủ quy trình trong công việc của đội ngũ nhân viên.
Bước 3: Đảm bảo thường xuyên thực hiện kiểm tra, rà soát báo cáo tài chính
Đảm bảo thường xuyên kiểm tra, rà soát báo cáo tài chính
Giai đoạn này đòi hỏi kế toán trưởng của công ty cần có năng lực tự đánh giá, kiểm tra báo cáo tài chính để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời những sai sót. Tuy độ tin cậy của việc tự kiểm tra, đánh giá này là không cao, nhưng chí ít nó cũng phần nào giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình, tránh những sai sót không đáng có.
Một phương án khác cũng có thể được cân nhắc đó là sử dụng dịch vụ kế toán, tài chính thuê ngoài. Việc thuê một dịch vụ có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn sẽ giúp doanh nghiệp sớm tìm ra được vấn đề để kịp thời đưa ra những phương án khắc phục.
Bước 4: Chuẩn bị một quy trình giải quyết vấn đề thống nhất
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một quy trình thống nhất để giải quyết những vấn đề phát sinh.
Khi công việc phát sinh những vấn đề như không có đủ thông tin, dữ liệu về công việc, không thống nhất việc phân bổ nhân sự, bỏ sót công việc hay tiến độ công việc không phù hợp,… các phòng ban trong công ty cần thông qua các cuộc họp nội bộ để thống nhất quy trình và tài liệu hóa nó thành văn bản.
Việc thống nhất quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trên dễ dàng hơn.
Bước 5: Cập nhật, nâng cấp phần mềm dữ liệu kế toán
Bên cạnh việc chú trọng cải thiện quy trình cũng như nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, việc thực hiện cải tiến về mặt công nghệ cũng rất quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện chuẩn hóa dữ liệu kế toán.
Thực hiện cải tiến phần mềm ngoài việc đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc ra còn cần đảm bảo đáp ứng về mặt nguồn lực và ngân sách triển khai. Thực hiện cải tiến phần mềm dữ liệu kế toán hiệu quả là khi doanh nghiệp không cần phải sử dụng quá nhiều chi phí nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.
Mặt khác, việc công nghệ ngày càng được cải tiến vô hình chung gây một áp lực không nhỏ lên bộ phận kế toán, cụ thể là những kế toán viên. Để giải quyết được vấn đề này, thay vì ngày càng phụ thuộc vào các phần mềm kế toán chuyên dụng, kế toán viên cần phải:
– Không ngừng tự nâng cao kiến thức về công nghệ
– Tập trung tìm hiểu, nâng cao hiểu biết về các giải pháp phần mềm
– Nắm vững các giải pháp kỹ thuật số
Việc có được kiến thức vững vàng về các phần mềm kế toán này không những giúp kế toán viên giải quyết được những sai sót hàng ngày của kế toán như: dữ liệu bị nhập sai, không có sự đồng nhất, mất nhiều thời gian trong quá trình nhập dữ liệu,… mà còn có thể giúp họ vận dụng tốt hơn những phần mềm này vào nhiều công việc chuyên môn hơn. Doanh nghiệp cũng sẽ không cần phải quá phụ thuộc vào những công ty phần mềm khi trong tay họ đã có một đội ngũ nhân viên lành nghề, nắm rõ cách thực hiện công việc.
Để thực hiện chuẩn hóa dữ liệu kế toán một cách hiệu quả, việc hiểu rõ bản chất cũng như quy trình thực hiện chuẩn hóa là rất quan trọng. Một doanh nghiệp khi triển khai chuẩn hóa dữ liệu kế toán ngoài việc đảm bảo về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, hệ thống công nghệ thông tin mà còn phải nắm rõ cách thức ứng dụng công nghệ vào quy trình chuẩn hoá dữ liệu kế toán. Nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình chuẩn hóa dữ liệu kế toán, vui lòng liên hệ với VNC qua Website www.vnc-os.com – Hotline (+84) 902 595 171 – (+84) 28 6670 3100 để được tư vấn trực tiếp và nhanh nhất. Trân trọng.